Katastrophen ereignen sich ständig, manchmal ohne Vorwarnung und aus heiterem Himmel. Und wie Sie während der Pandemie erfahren haben, können Katastrophen in Tierlaboreinrichtungen verheerend sein. Ist Ihre Einrichtung also auf jede Krisensituation vorbereitet, die sich ergeben könnte? Wie sieht es mit einer Situation aus, die den Käfigwaschbetrieb beeinträchtigt?
Die vier wichtigsten Arten von Katastrophen, die Ihr Labor betreffen können, sind folgende:
- Physische Schäden, die zu zerstörten Gebäuden oder Geräten führen.
- Der Verlust von Versorgungseinrichtungen.
- Verknappung der Vorräte.
- Personalmangel.
Aber machen Sie sich keine Sorgen. In unserem neuesten Webinar mit dem Titel “Disaster, Contingency, and Business Recovery Planning for Animal Facility Cage Wash Operations”, das von Nirah H Shomer, DVM, PhD, DACLAM, präsentiert wird, erklärt sie, wie man Krisensituationen überwindet und gedeihen kann. Hier sind ihre Ratschläge, wie Sie sich auf jede Situation bei den Käfigwaschvorgängen in Ihrem Tierlabor vorbereiten können.
Erstellen und verwenden Sie einen schriftlichen Katastrophenplan, der die Käfigwaschvorgänge einschließt
Frau Shomer erklärt, dass der Schlüssel zu einem effektiven Katastrophenplan darin liegt, ihn schriftlich festzuhalten. Der Vorteil eines schriftlichen Plans ist, dass Sie sicherstellen können, dass jeder in Ihrem Unternehmen genau weiß, was in einem Notfall zu tun ist. Außerdem erklärt Frau Shomer zwei verschiedene Komponenten von Katastrophenplänen.
Bei Notfallplänen geht es darum, wie in einem Notfall zu reagieren ist. Sie enthalten zum Beispiel Informationen darüber, wo evakuiert werden soll und wer die Verantwortung trägt.
Bei Plänen zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs geht es darum, wie der Betrieb nach einem Notfall wieder aufgenommen werden kann. Wenn z. B. ein Tornado Ihre Einrichtung trifft, müssen die Mitarbeiter weiterhin ihre Gehaltsschecks erhalten. Der Betriebskontinuitätsplan würde zeigen, wie die Mitarbeiter bezahlt werden, wenn die herkömmlichen Methoden nicht mehr zur Verfügung stehen.
Was Ihr Plan für Krisensituationen beinhalten sollte
Zunächst erklärt Frau Shomer, dass der Katastrophenplan das Katastrophenhilfsteam und die Kontaktinformationen frühzeitig festlegen sollte. Sie betont, wie wichtig es ist, die Kontaktpersonen nach ihren Funktionen und nicht nach ihren Namen aufzulisten. Und warum? Weil ein veralteter Geschäftsplan gefährlich sein kann.
Was passiert zum Beispiel, wenn es im Tierlabor zu einer Überschwemmung kommt? Wahrscheinlich ist im Geschäftsplan festgelegt, wer im Falle einer Überschwemmung zu kontaktieren ist. Aber was ist, wenn die im Notfallplan genannte Person seit fünf Jahren im Ruhestand ist? Dann handelt es sich um ein wichtiges Problem. Schreiben Sie Ihren Notfallplan also so, dass er für Sie und nicht gegen Sie funktioniert. Legen Sie die Rolle der Notfallbehörde und ihres Stellvertreters fest. Fügen Sie dem schriftlichen Plan außerdem einen Anhang hinzu, den Sie jedes Jahr aktualisieren können, mit den Kontaktpersonen und wie Sie diese am besten erreichen können.
Darüber hinaus sollte Ihr Plan die Arten der zu erwartenden Katastrophen enthalten. Berücksichtigen Sie also Ihre geografischen Gebiete und die Arten von Katastrophen, mit denen Ihre Einrichtung am wahrscheinlichsten konfrontiert wird. Darüber hinaus sollten Sie Einzelheiten zur Vorbereitung, Abschwächung und Reaktion auf geplante Krisensituationen angeben. Schließlich sollten Sie allgemeine Informationen einbeziehen. Achten Sie darauf, dass der Plan Etagenpläne zeigt und die Standorte von Geräten und Ausrüstungssteuerungen hervorhebt. Fügen Sie auch Karten des Geländes bei, auf denen die Lage der Einrichtungen verzeichnet ist.
Frau Shomer rät, diese Informationen auszudrucken und an mehreren Stellen in Ihrer Einrichtung verfügbar zu machen. Man weiß nie, ob das Internet ausfällt oder ob ein Bereich nicht betreten werden darf. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Notfallplan in jedem Fall verfügbar ist.
Erhalten Sie die institutionelle Genehmigung für Ihre Notfallwaschvorgänge in Käfigen
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Pläne für die Notfallwiederherstellung genehmigen lassen, bevor eine Katastrophe eintritt. So verlängerten beispielsweise viele Einrichtungen während der Pandemie die Intervalle für den Käfigwechsel. Viele dieser Einrichtungen mussten dies den Aufsichtsbehörden als Abweichung melden. Wenn Sie die Genehmigung im Voraus einholen, handelt es sich nicht um eine Umleitung, sondern um eine wirksame Lösung für einen Notfall.
Wie erhalten Sie die Genehmigung? Sammeln Sie standardisierte Daten, mit denen Sie die Wirksamkeit Ihres Plans nachweisen können. Wenn Sie z. B. die Intervalle für den Käfigwechsel verlängern, legen Sie der IACUC ATP- oder RODAC-Tests für die Ammoniakwerte vor, um gesunde Werte nachzuweisen.
Wenn Sie die Genehmigung für einen Ausweichplan erhalten, müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie die Mittel haben, ihn auszuführen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie entscheiden sich im Notfall für einen Einstreuwechsel anstelle eines Käfigwechsels. Sie müssen Ihre Pläne für die Durchführung dieses Vorgangs dokumentieren. Wie viel Einstreu werden Sie benötigen? Wie lässt sich die Einstreu leicht verteilen? Verschieben Sie diese Details nicht auf die letzte Minute! Sie sollten im Voraus vorbereitet sein.
Was ist bei einem Ausfall der Käfigwaschanlage zu tun?
Eine effektive Planung für den Katastrophenfall hängt von der jeweiligen Einrichtung ab. Sind Sie eine Einrichtung mit 50.000 Käfigen und fünf Käfigwaschanlagen? Oder sind Sie eine Einrichtung mit 500 Käfigen und einem Käfigwaschanlagen? Wie Sie auf eine Krisensituation reagieren, hängt stark von der Infrastruktur Ihrer Einrichtung ab. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, was Sie tun können, wenn Ihr Käfigwaschanlagen ausfällt.
Planen Sie die Verwendung einer alternativen Waschmethode. In Notfällen können Sie die Käfige von Hand waschen oder eine andere Maschine verwenden. Sie müssen jedoch die Wirksamkeit jeder alternativen Waschmethode überprüfen. Testen Sie im Vorfeld, ob Ihr Alternativplan funktioniert. In einigen Fällen ist eine alternative Waschmethode möglicherweise nicht möglich.
Vereinbaren Sie, dass Ihre Käfige in einer anderen Einrichtung gewaschen werden. Wenn eine Einrichtung in Ihrer Einrichtung nicht mehr in der Lage ist, die Käfige zu waschen, versuchen Sie, eine andere Einrichtung zu finden. Denken Sie daran, die Durchsatzanforderungen in jeder Einrichtung zu berücksichtigen. Testen Sie außerdem im Voraus einen sicheren Weg für den Transport der Ausrüstung zwischen den Einrichtungen.
Vereinbaren Sie Waschmöglichkeiten in einer anderen Einrichtung. Einige Einrichtungen schließen sich in Notfällen zusammen. Legen Sie daher im Voraus einen Vertrag fest, der jeder Einrichtung das Recht einräumt, Räumlichkeiten auszuleihen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Transport von Ausrüstung und Personal vorbereiten.
Stellen Sie Einwegkäfige oder doppelhäutige Käfigböden auf. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Lagerraum für Einwegartikel haben.
Strategien für den langfristigen Ausfall von Versorgungseinrichtungen, die den Betrieb von Käfigwaschanlagen beeinträchtigen
Der Verlust von Versorgungseinrichtungen in Ihrer Einrichtung kann wie ein Alptraum erscheinen. Ressourcen wie Wasser, Strom und Dampf sind für die Versorgung von Labortieren mehr als wichtig. Deshalb ist es notwendig, sich auf mögliche langfristige Ausfälle dieser Betriebsmittel vorzubereiten.
Wenn Sie Wasser verlieren, sollten Sie überlegen, ob Sie es von einem anderen Ort oder einem Tankwagen herbeischaffen. Oder bewahren Sie abgepacktes Trinkwasser auf, wenn Sie genügend Lagerplatz haben.
Wenn Sie keinen Strom haben, verwenden Sie einen tragbaren Generator. Wenn Sie wissen, dass Sie ohne Strom sein werden, sollten Sie einen einlagern oder einen mieten.
Wenn Sie keinen Strom mehr haben, führen Sie Kühlkreisläufe durch. Informieren Sie aber auf jeden Fall den Verkäufer, damit er Ihre Maschine neu programmieren kann. Viele Geräte schalten sich automatisch ab, wenn die Temperatur nicht hoch genug ist.
Wenn Sie Abwasser verlieren, finden Sie einen neuen Weg, den Abfall zu beseitigen. Besorgen Sie sich zum Beispiel eine zweite Müllabfuhr oder einen Platz für eine zweite Mülltonne.
ipps für die erfolgreiche Bewältigung von Versorgungsengpässen
Halten Sie vor Ort einen Notvorrat bereit, vorzugsweise an mehreren Orten und in überschwemmungsfreien Gebieten. Bewahren Sie die Vorräte an einem sicheren Ort auf. Wechseln Sie die Vorräte in angemessenen Abständen.
Qualifizieren Sie Ersatzlieferanten für einige Produkte vor. So beziehen Sie beispielsweise PSA höchstwahrscheinlich von einem Lieferanten. Wenn Sie einen anderen Ersatzlieferanten haben, könnte dieser im Notfall eine hervorragende Option sein.
Wie Sie trotz Personalengpässen am Ball bleiben
Viele Katastrophen führen zu Personalengpässen. Sie können sich zum Beispiel auf Katastrophen mit Vorwarnungen vorbereiten, etwa auf Wirbelstürme und Schneestürme. Es ist jedoch nicht vorhersehbar, wann eine Epidemie, ein Arbeitskampf oder zivile Unruhen ausbrechen könnten. Unterm Strich kann ein Personalmangel genauso verheerend sein wie eine Naturkatastrophe oder ein Versorgungsengpass, wenn nicht sogar noch verheerender. Deshalb ist es so wichtig, Personalengpässe in Ihrem Katastrophenplan zu berücksichtigen.
Allerdings gibt es nicht bei allen Notfällen eine Vorwarnung. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung über ausreichend Personal verfügt, besteht darin, das Personal für die Käfigreinigung als unverzichtbares Personal zu kennzeichnen. Versehen Sie sie mit Notfallausweisen oder Briefen auf dem offiziellen Briefpapier, die sie als unverzichtbar kennzeichnen. Bieten Sie auch Überstunden, Zweitschichten und Wochenendeinsätze an. Denken Sie jedoch daran, dass eine Überlastung des Personals keine praktikable Lösung ist.
Versuchen Sie außerdem, einen Vertrag mit einer Personalvermittlungsagentur abzuschließen. Und schließlich sollten Sie auf übergreifend ausgebildete Mitarbeiter zurückgreifen, die Sie unterstützen. In unserem kürzlich erschienenen Blogbeitrag “Der beste Weg, neue Labortierexperten an Bord zu holen” erläutert Jori K. Leszczynski, DVM, DACLAM, Strategien für eine effektive Schulung und Bindung von Personal in Labortiereinrichtungen.
Übung hilft bei der Vorbereitung auf Katastrophen
Labortiereinrichtungen planen Katastrophenübungen aus einem bestimmten Grund. Sie sollen dem Lehrkörper und dem Personal Zeit geben, für den Ernstfall zu üben. Nutzen Sie diese Zeit sinnvoll und bewerten Sie Ihre Stärken und Schwächen. Dies kann Ihnen helfen, eine Strategie für den Ernstfall zu entwickeln. Nutzen Sie zum Beispiel Katastrophenübungen, vorübergehende Ausfälle für vorbeugende Wartungsarbeiten und langfristige Ausfälle während Renovierungsarbeiten, um Ihre Katastrophenpläne zu testen. Machen Sie außerdem einige Rollenspiele. Sehen Sie, wie Ihr Notfallmanagementteam reagiert. Entwickeln Sie Szenarien, um Ihre Kommunikation und Lösungen für Notfälle zu testen.