Les catastrophes surviennent tout le temps, parfois sans prévenir, au pied levé. Et comme vous l’avez appris au cours de la pandémie, les catastrophes dans les installations laboratoire animalier peuvent être dévastatrices. Alors, votre établissement est-il prêt à faire face à toute situation de crise qui pourrait survnir ? Qu’en est-il d’une situation qui affecte les opérations de lavage des cages ?
Les quatre principaux types de catastrophes susceptibles d’affecter votre laboratoire sont les suivants :
- Dommages physiques, entraînant la destruction des bâtiments ou des équipements.
- La perte des services publics.
- Une pénurie de fournitures.
- Un manque de personnel.
Mais ne vous inquiétez pas. Dans notre dernier webinaire intitulé “Disaster, Contingency, and Business Recovery Planning for Animal Facility Cage Wash Operations”, présenté par Nirah H Shomer, DVM, PhD, DACLAM, elle explique comment surmonter les situations de crise et prospérer. Voici ses conseils pour se préparer à toute situations dans les opérations de lavage des cages de votre laboratoire d’animaux.
Créez et utilisez un plan d’urgence écrit qui inclut les opérations de lavage des cages
Mme Shomer explique que la clé d’un plan d’urgence efficace est de le mettre par écrit. L’avantage d’un plan écrit est que vous pouvez vous assurer que tout le monde dans votre organisation comprend clairement ce qu’il faut faire en cas d’urgence. Mme Shomer explique également deux composantes différentes des plans d’urgence.
Les plans d’intervention en cas d’incident portent sur la manière de réagir en cas d’urgence. Ils comprennent, par exemple, des informations sur les lieux à évacuer et les responsables.
Les plans de continuité des activités portent sur la manière de reprendre les activités après une situation de crise. Par exemple, si une tornade frappe vos installations, les employés doivent continuer à recevoir leur salaire. Le plan de continuité des opérations montre comment les employés seront payés si les méthodes traditionnelles ne sont plus disponibles.
Ce qu’il faut inclure dans votre plan de situation de crise
Tout d’abord, Mme Shomer explique que le plan de catastrophe doit identifier rapidement l’équipe d’intervention et les coordonnées des personnes à contacter. Elle insiste sur l’importance de répertorier les contacts en fonction de leur rôle et non de leur nom. Pourquoi ? Parce qu’un plan d’entreprise obsolète peut être dangereux.
Par exemple, que se passe-t-il s’il y a une inondation dans le laboratoire d’animaux ? Il est probable que le plan d’entreprise indique qui contacter en cas d’inondation. Mais qu’en est-il si la personne mentionnée dans le plan d’urgence est à la retraite depuis cinq ans ? Il s’agit alors d’un problème important. Rédigez donc votre plan d’urgence pour qu’il fonctionne pour vous, et non contre vous. Déterminez le rôle de l’autorité en cas d’urgence et son suppléant. De plus, ajoutez au plan écrit une annexe que vous pourrez mettre à jour chaque année avec les contacts et la meilleure façon de les contacter.
Par ailleurs, votre programme doit inclure les types de catastrophes prévues. Ainsi, tenez compte de vos zones géographiques et des types de catastrophes auxquels votre établissement est le plus susceptible d’être confronté. En outre, fournissez des détails sur la préparation, l’atténuation et la réponse aux situations de crise prévues. Enfin, vous devez inclure des informations générales. Veillez à ce qu’il présente des plans d’étage, en mettant en évidence l’emplacement des équipements et des commandes d’équipement. Incluez également des cartes du site indiquant l’emplacement des installations.
Mme Shomer conseille d’imprimer ces informations et de les rendre disponibles à plusieurs endroits de votre établissement. On ne sait jamais si l’Internet va tomber en panne ou si une zone sera interdite d’accès. Assurez-vous donc que votre plan d’urgence sera disponible quoi qu’il arrive.
Obtenez l’approbation de l’établissement pour vos opérations de lavage de cages d’urgence
Il est essentiel d’obtenir l’approbation de vos plans de reprise après sinistre avant qu’une catastrophe ne se produise. Par exemple, de nombreuses installations ont prolongé les intervalles de changement des cages pendant la pandémie. Nombre de ces organisations ont dû le signaler aux organismes de réglementation en tant que déviation. Mais si vous obtenez l’approbation à l’avance, il ne s’agit pas d’une déviation mais d’une solution efficace à une urgence.
Comment obtenir l’approbation ? Recueillez des données normalisées qui peuvent prouver l’efficacité de votre plan. Par exemple, si vous prolongez les intervalles de changement des cages, fournissez à l’IACUC des tests ATP ou RODAC des niveaux d’ammoniaque pour démontrer que les niveaux sont sains.
De plus, si vous obtenez l’approbation d’un plan de secours, assurez-vous que vous avez les moyens de l’exécuter. Par exemple, disons que vous décidez de changer la litière plutôt que la cage en cas d’urgence. Vous devez documenter vos plans spécifiques pour l’exécution de ce plan. De quelle quantité de litière aurez-vous besoin ? Comment la litière sera-t-elle facilement distribuée ? Ne laissez pas ces détails pour la dernière minute ! Vous devez être prêt à l’avance.
Que faire en cas de panne du système de lavage des cages
Une planification efficace en cas de catastrophe dépend de l’établissement. Êtes-vous une institution comptant 50 000 cages et cinq laveurs de cages ? Ou êtes-vous un site avec 500 cages et un laveur de cages ? La façon dont vous réagirez à une situation de crise dépendra fortement de l’infrastructure de votre établissement. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur ce qu’il faut faire si votre laveue de cages tombe en panne.
Prévoyez d’utiliser un mode de lavage alternative. En cas d’urgence, envisagez de laver les cages à la main ou d’utiliser une autre machine. Cependant, vous devez valider l’efficacité de toute méthode de lavage alternative. À l’avance, testez et assurez-vous que votre plan alternatif fonctionnera. Dans certains cas, il se peut qu’une méthode de lavage alternative ne soit pas possible.
Prenez des dispositions pour laver vos cages dans une autre installation. Si une des installations de votre établissement perd ses capacités de lavage des cages, essayez de vous arranger pour en utiliser une autre. N’oubliez pas de tenir compte des exigences de débit dans chaque installation. Testez également à l’avance un itinéraire sûr pour transférer l’équipement d’une installation à l’autre.
Organisez le lavage dans un autre établissement. Certains établissements font équipe en cas d’urgence. Alors, collaborez à l’avance à un contrat d’entente qui donne à chaque établissement le droit d’emprunter des locaux. Assurez-vous de préparer le transport du matériel et du personnel.
Mettez en place des cages jetables ou des fonds de cage double-peau. Assurez-vous de disposer d’un espace de stockage suffisant pour conserver les produits jetables.
Stratégies pour la perte à long terme des services publics qui affectent les opérations de lavage des cages
La perte des services publics dans votre établissement peut ressembler à un cauchemar. Des ressources telles que l’eau, l’électricité et la vapeur sont plus qu’essentielles lorsqu’on s’occupe d’animaux de laboratoire. C’est pourquoi il est nécessaire de se préparer aux pertes potentielles à long terme de ces services publics.
Si vous perdez de l’eau, envisagez de l’acheminer par canalisation depuis un autre site ou un camion-citerne. Vous pouvez également conserver de l’eau potable préemballée si vous disposez d’un espace de stockage suffisant.
Si vous perdez l’électricité, utilisez un générateur portable. C’est une bonne idée d’en garder un en réserve ou d’en louer un si vous savez que vous serez privé d’électricité.
Si vous perdez de la vapeur, utilisez des cycles de froid. Mais veillez à prévenir le fournisseur pour qu’il puisse reprogrammer votre machine. De nombreuses machines s’arrêtent automatiquement si elles n’atteignent pas une température suffisamment élevée.
Si vous perdez les eaux usées, trouvez un nouveau moyen d’éliminer les déchets. Par exemple, trouvez un deuxième transporteur de déchets ou un espace pour une deuxième benne à ordures.
Conseils pour réussir en cas de pénurie d’approvisionnement
Conservez un approvisionnement de secours sur place, de préférence réparti en plusieurs endroits et dans des zones non sensibles aux inondations. Conservez les fournitures dans un endroit sûr. Veillez à les faire tourner à intervalles appropriés. Préqualifiez des fournisseurs de substitution pour certains produits. Par exemple, vous achetez très probablement des EPI auprès d’un seul fournisseur. Si vous avez un autre fournisseur de secours, il pourrait être une option fantastique en cas de besoin.
Comment rester au top malgré les pénuries de personnel
De nombreuses catastrophes entraînent des pénuries de personnel. Par exemple, vous pouvez vous préparer aux catastrophes avec des alertes avancées, comme les ouragans et les blizzards. Cependant, rien ne permet de savoir quand une épidémie, un conflit social ou des troubles civils pourraient survenir. En fin de compte, une pénurie de personnel peut être tout aussi dévastatrice, sinon plus, qu’une catastrophe naturelle ou une pénurie d’approvisionnement. C’est pourquoi il est essentiel de tenir compte des pénuries de personnel dans votre plan d’urgence.
Cependant, la pluspart des urgences ne donnent pas d’avertissement préalables. Une façon de vous assurer que votre établissement dispose d’un personnel adéquat est d’identifier le personnel de lavage des cages comme personnel essentiel. Fournissez-leur des cartes d’identité d’urgence ou des lettres sur le papier à lettres officiel, les désignant comme essentiels. Proposez également des heures supplémentaires, un deuxième poste de travail et des opérations de week-end. Mais n’oubliez pas que le surmenage des individus n’est pas une solution viable.
En outre, essayez de passer un contrat avec une agence de recrutement. Enfin, faites appel à des employés ayant une formation polyvalente pour vous aider. Dans notre récent article de blog intitulé “La meilleure façon d’intégrer les nouveaux professionnels des animaux de laboratoire”, Jori K. Leszczynski, DVM, DACLAM, explique les stratégies permettant de former et de fidéliser efficacement le personnel des installations de laboratoire animalier.
La pratique aide à se préparer aux catastrophes
Ce n’est pas pour rien que les animaleries de laboratoire prévoient des exercices d’évacuation en cas de catastrophe. Il s’agit de donner aux enseignants et au personnel le temps de s’exercer à faire face à une situation d’urgence réelle. Utilisez ce temps à bon escient et évaluez vos points forts et vos points faibles. Cela peut vous aider à élaborer une stratégie pour une véritable catastrophe. Par exemple, utilisez les exercices de catastrophe, les interruptions temporaires pour l’entretien préventif et les interruptions à long terme pendant les rénovations pour mettre en pratique vos plans de catastrophe. En outre, faites des jeux de rôle. Voyez comment votre équipe de gestion des urgences réagit. Créez des scénarios pour tester votre communication et vos solutions aux situations d’urgence.