Tout le monde est confronté à des défis sur son lieu de travail. Et surmonter ces défis peut sembler décourageant au début, mais il y a de bonnes nouvelles : David W. Brammer, DVM, DACLAM, parle des possibilités de surmonter ces obstacles dans notre webinaire, “L’amélioration continue dans le domaine des animaux de laboratoire”, pour aider votre animalerie à prospérer.
Avez-vous déjà eu à faire face à un personnel découragé, à une liste interminable de tâches impossibles à accomplir, ou tout simplement à un désordre total ? Voici une liste complète des conseils du Dr Brammer, par étapes, pour améliorer votre laboratoire de recherche animale afin d’obtenir propreté, ordre et paix. Plus d’organisation, c’est plus de productivité et de succès.
Utilisez des outils d’organisation efficaces dans votre laboratoire de recherche animale
Avez-vous des programmes spécifiques pour encourager votre équipe à se concentrer sur l’organisation ? Si ce n’est pas le cas, cela vaut la peine d’y réfléchir. Le Dr Brammer évoque deux outils qu’il utilise à l’université de Houston pour rester organisé, le programme des 5S et les outils visuels du lieu de travail. Il explique comment une mise en œuvre cohérente de ces outils les rend plus efficaces.
Programme 5s
Le programme 5S est une feuille de pointage que le Dr Brammer utilise à l’université de Houston pour enseigner et guider le personnel à travailler de manière ordonnée. Les 5S se concentrent sur cinq phases d’organisation : trier, redresser, faire briller, standardiser et maintenir.
Le Dr Brammer souligne l’importance d’aborder ces étapes dans l’ordre, une par une. Par exemple, il souligne l’importance de la phase de tri. Le Dr Brammer explique que de nombreuses personnes passent directement à la phase de redressement avant de trier quoi que ce soit. Il insiste sur le fait qu’en sautant cette étape, vous vous exposez à l’échec.
Maîtriser la phase de tri
Lorsque vous triez des articles dans votre établissement, le Dr Brammer vous recommande de vous poser ces trois questions :
- Qu’y a-t-il ici ?
- Qu’est-ce qui doit rester ici ?
- Comment puis-je l’utiliser à cet endroit ?
Il est essentiel de répondre à ces questions pour commencer à trier efficacement vos locaux. En outre, le Dr Brammer recommande un système pour répondre à ces questions, la stratégie “d’un coin à l’autre”. En gros, il s’agit de passer en revue chaque objet d’une pièce, d’un coin à l’autre, et de se demander si cet objet a sa place ici. De cette façon, rien n’est oublié.
Outils visuels sur le lieu de travail
Le Dr Brammer recommande également d’utiliser des outils visuels sur le lieu de travail pour enseigner, guider et maintenir les normes. À l’université de Houston, l’équipe du Dr Brammer a placé des outils visuels sur le lieu de travail près de diverses machines, auxquels les techniciens peuvent se référer pendant leur travail.
Le Dr Brammer explique que pour que les outils visuels de travail soient les plus utiles, ils doivent comporter des instructions claires, être attrayants et, surtout, montrer aux opérateurs à quoi doit ressembler leur objectif final. Lorsque les membres de l’équipe ont une compréhension précise de leur objectif final, ils réussissent mieux.
Conseils pour maintenir à jour les affichages visuels
L’excès d’affichage sur le lieu de travail est un problème courant dans tous les établissements. Par exemple, si vous avez trop d’affiches accrochées partout, elles ont tendance à se fondre dans le décor plutôt qu’à se démarquer, ce qui est contre-productif.
C’est pourquoi le Dr Brammer recommande d’organiser une “journée d’enlèvement des affiches”. Il précise que le fait de prendre le temps d’enlever les vieux panneaux n’est qu’une simple pratique qui peut aider à garantir que les panneaux de votre établissement sont à jour. Choisissez donc un jour pour faire le tour de votre établissement et retirer les affichages qui ne sont plus pertinents pour votre activité.
La standardisation des opérations quotidiennes de votre établissement peut contribuer à la prospérité de votre laboratoire d’animaux de recherche
Le Dr Brammer explique qu’une fois que vous aurez créé une base solide dans votre établissement grâce à des outils organisationnels, vous pourrez commencer à standardiser les opérations de travail. Et la standardisation des opérations de travail peut apporter des avantages considérables à votre installation.
Les avantages de la standardisation des tâches comprennent une meilleure compréhension des tâches sur lesquelles vous devez vous concentrer et que vous devez améliorer, ce qui devient de plus en plus utile pour former le nouveau personnel et mesurer le succès de vos employés actuels. En outre, cela peut vous aider à être totalement transparent avec votre équipe quant à vos attentes. Enfin, elle contribuera à accroître l’efficacité.
Le Dr Brammer insiste sur l’importance de compter, de collecter et de mesurer les données pour standardiser les tâches quotidiennes. Et comme il le dit très simplement, vous devez faire le calcul. Vous pouvez y parvenir en comptant et en mesurant le pourcentage de temps et d’effort que les tâches de votre établissement génèrent. Ensuite, une fois que vous pouvez distinguer les fonctions qui exigent le plus d’efforts ou consomment le plus de temps, vous pouvez commencer à fixer des objectifs réalistes.
Utiliser des outils pratiques pour améliorer la résolution des problèmes
Une fois que vous aurez commencé à vous préparer au succès grâce à différentes stratégies d’organisation, vous serez mieux préparé à définir et à résoudre les problèmes dans votre établissement. Dans l’ensemble, les problèmes au sein d’une installation sont inévitables. Et la meilleure façon de gérer un problème est de le traiter comme une opportunité d’amélioration. Voici quelques outils que le Dr Brammer suggère pour améliorer la résolution des problèmes dans un établissement d’animaux de laboratoire.
Le diagramme en arête de poisson peut aider à définir le problème
Le Dr Brammer recommande d’utiliser un diagramme en arête de poisson pour réfléchir aux causes d’un problème et à ses effets, afin de créer la meilleure solution. L’avantage d’un tel outil est qu’il permet d’objectiver le problème, de l’identifier et de soulager les membres de l’équipe. Plutôt que d’argumenter, vous pouvez vous concentrer sur la recherche d’une solution.
L’avantage de travailler en équipe pour résoudre les problèmes est que cela permet aux personnes qui connaissent bien le problème de proposer des solutions. Ensuite, il incombe à la direction d’aider à résoudre le problème.
Exemple de matrice d’Eisenhower
Le Dr Brammer explique que la matrice d’Eisenhower est la partie la plus importante de l’exercice du diagramme en arête de poisson. Elle peut vous aider à mesurer l’effort attendu d’une tâche, de petit à grand, et l’impact, de faible à élevé.
En créant une matrice d’Eisenhower, vous pouvez systématiquement comprendre et déterminer l’urgence et l’importance de la résolution d’un problème donné. Par exemple, si un problème se retrouve dans la case supérieure gauche, il est vital de le résoudre en premier.
Plus d’informations sur notre webinaire : Minimiser les micro-frustrations
Une fois que votre établissement sera mieux organisé et standardisé, vous commencerez à constater des améliorations. Votre établissement deviendra plus ordonné, plus calme, plus propre, plus concentré et plus paisible. En outre, vous minimiserez les micro-frustrations. Les micro-frustrations sont de petits désagréments sur le lieu de travail, mais l’effet qu’elles ont sur la satisfaction des employés n’est pas si petit. Ces petites perturbations s’accumulent et créent de l’insatisfaction parmi les membres de l’équipe. Selon le Dr Brammer, en favorisant un environnement de travail organisé et standardisé, vous pouvez réduire considérablement les
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